Trucos de Excel – organizar datos antes de importar

En esta guía se revisa cómo uno puede estructurar fácilmente direcciones de correo electrónico y otros datos que han sido adjunto con los destinatarios en Excel. (El ejemplo se presenta en Excel para Mac 2008 pero los mecanismos son los mismos que en Excel para Windows).

La guía es un ejemplo de cómo dividir los datos de una columna en varias columnas, es decir, «nombre completo» se va a dividir en «nombres» en una columna y «apellidos» en otras columnas. Lo mismo ocurre si se quiere unir a dos columnas en una sola, es decir, «nombres» y «Apellidos» se divide en dos columnas diferentes y un deseo de unir a ellos en la columna «nombre completo»

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  • Ejemplo 1: Nombre y apellido están unidos en una sola columna
  • Ejemplo 2: Un nombre debe ser dividido en dos columnas; Nombre y apellido

Ejemplo 1: Nombre y Apellido están unidos en una sola columna

Tenemos datos en dos columnas (B y C) y deseamos unirlos en una celda (D) dejando así el nombre y apellido en la misma columna.

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Seleccione la celda D2 y escriba la información que aparece a continuación. =B2&” “&C2

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Las dos columnas están unidas en una sola. Los datos son ahora una Forma y no un Valor.

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Esto se puede resolver mediante la copia del área con los nuevos datos y luego haga clic derecho con el ratón y elegir «Pegar especial» en la columna que está en el lado derecho de nuestros datos.

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Marcar ‘Valores’ y elegir ‘Ok’

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Los datos ahora se ha copiado en la columna E y se ha insertado como valores en lugar de un texto copiado sin formato.

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Ahora eliminar la columna D que contenía nombres como formas.

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Ahora está listo para importar su Base de Datos a Ubivox.

Recuerde los campos de datos

Debe recordar establecer los campos de datos en Ubivox antes de importar.Vea esta guìa.

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Ejemplo 2: Un nombre debe ser dividido en dos columnas; Nombre y Apellido

Ahora vamos a dividir las células B para las dos columnas C y D. Esto nos permite importar primer nombre y apellido en columnas separadas.

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Marque el contenido en células B. Vaya al menú y elija «Datos» -> «Texto a columnas …».

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Elija «delimitado» y haga clic en «Siguiente»

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Elija qué columna los datos deberían ser copiados, en este caso C2. Haga clic en «Finalizar»,

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Los datos se han copiado en 2 columnas en vez de 1 y ahora está listo para ser importado a Ubivox. Lea más acerca de Importación de campos de datos en esta guía

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Si hay, por ejemplo, más de 2 valores en las celdas, uno puede combinar los dos métodos elaborados hasta que se obtiene la combinación deseada de los primeros nombres y apellidos.

 

 

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